Debido al avance en el uso de la tecnología y la necesidad de obtener indicadores dinámicos, se ha popularizado el uso de los tableros de control. Uno de los obstáculos en este proceso es que los datos obtenidos muchas veces se despliegan de forma dispersa y a destiempo.
Esta es una de las razones principales por las que los directores tienen un gran reto: disponer de métricas y tomarlo como base para la toma de decisiones. De esta manera, se puede contar con los elementos necesarios para monitorear las actividades y que estas se vinculen directamente a los resultados previstos.
¿Tienes definidos tus objetivos para este año? El siguiente paso es disponer de un dashboard para convertir los datos en información relevante para tu negocio. Por este motivo, te compartimos algunas claves para disponer de un tablero de control efectivo.
Antes de tomar acción y trabajar en esto, es importante que conozcas cuáles son las características que debe tener este tablero para que resulte útil y midas la efectividad de las actividades con la estrategia de tu empresa.
Utilidad
El dashboard debe contener las métricas que te ayuden a responder a las preguntas clave de tu modelo de negocio. En este punto, es importante que tomes en cuenta que las métricas tienen un ciclo de vida propio. Así que, es indispensable que realices una revisión constante para decidir que estas siguen siendo útiles.
Al momento de elegir los KPI’s es primordial que estén alineados a los objetivos de tu empresa. A través de estas métricas, podrás establecer si se están cumpliendo, qué acciones están funcionando y cuáles deberás descartar en el futuro.
Un dashboard eficaz incluye métricas habituales, aquellas que son imprescindibles para cualquier modelo de negocio. También es indispensable considerar algunas personalizadas que sean significativas para la industria o empresa en particular, pues son las que permiten evaluar hechos relevantes sobre su funcionamiento.
Visualización
Es importante que cuentes con una buena visualización de datos. De esta manera, podrás interpretar la información en un mismo lugar. En estos tableros es habitual encontrar gráficos de barras, cifras destacadas o filtros para conseguir un diseño visual y, sobre todo, efectivo.
Nuestra sugerencia es que prestes especial atención a la estructura, la cual suele ir de datos generales a información específica. Todo esto, dependerá del tipo de información que manejas y el departamento que lo utilizará.
Comprensión
A partir de este tablero, debes ser capaz de tomar decisiones y acciones. Así que es importante que contenga la información necesaria para facilitar la contextualización de los datos para proceder a su comparación e interpretación. De esta manera, realizarás valoraciones útiles e interesantes para mantener el rumbo o cambiar la dirección de tu estrategia.
La realidad es que todos los gráficos aportan valor, pero existen ciertos datos que resumen información clave. Para estos casos, es aconsejable utilizar una tipografía y un tamaño de acuerdo a su relevancia para ubicarlos fácilmente. Por otra parte, al utilizar números opta por redondear las cifras lo máximo posible.
Por ejemplo, al trabajar en un tablero para la colocación de créditos en una entidad bancaria, es posible que te interese conocer el total de desembolsos. Si este total es de Q1,484,999, simplificar esta cifra a Q1,485,000 será más eficaz. En caso de precisar la cantidad en concreto, el usuario puede solicitarlo y consultar la fuente de información.
Inmediatez
El dashboard debe estar actualizado en tiempo real, ya que los datos evolucionan con gran rapidez, en especial la información en grandes cantidades. Para esto resulta útil contar con una herramienta de analítica que recopile la información de forma automática, la transforme y la presente de la manera correcta.
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A medida que las empresas obtienen una mayor conciencia del valor de las data-driven decisions y el poder de los datos, la relevancia de la visualización y la presentación de la información por medio de dashboards va en aumento.
Ahora nos centraremos en compartir contigo consejos para crear tableros efectivos y presentar datos de la mejor manera posible.
Elige la herramienta adecuada
Las empresas generan cada vez más datos y tienen la necesidad de ordenarlos y procesarlos. Una plataforma adecuada te ayudará a interpretar los sucesos del pasado y a predecir los del futuro. Por ejemplo, Power Bi de Microsoft te permite gestionar de manera simultánea los datos e información de diversas plataformas.
Además, al ser una herramienta visual e intuitiva, facilitará la interpretación de datos con mucha facilidad y de manera ágil. ¿Lo mejor? Cuentas con el respaldo de Microsoft para la seguridad de datos, ya que ofrece rigurosos controles de accesibilidad, tanto a nivel interno como externo.
Define la audiencia y los objetivos
Previo al análisis de datos y la creación del cuadro de control es importante que te tomes el tiempo de establecer el objetivo principal de dicho cuadro. Para hacerlo, debes preguntarte a quién estás tratando de ayudar, cuáles son sus actividades diarias, cuáles son las metas de tu empresa y cómo se visualizan actualmente estas métricas.
Selecciona el tipo de gráficos correctos
¿Cómo hacer un dashboard que tenga los tipos de visualización de datos adecuados para tus KPI? Esta pregunta es otra cuestión esencial que no se puede evitar. Por lo general, los gráficos de dispersión se recomiendan para observar las relaciones entre dos variables para establecer el grado de relación entre ambas.
Por otra parte, puedes optar por gráficos circulares cuando la suma de las partes es igual al 100% y los datos no deben compararse entre sí. Las tablas son una excelente opción cuando existen numerosos detalles sobre un elemento específico.
Esta alternativa es la adecuada para establecer un método más visual y facilitar la identificación y comparación instantánea, dado que permite el filtrado y orden de datos de acuerdo a distintas variables.
Un dashboard se suele relacionar al concepto de "resumen", ya que recopila datos de distintas fuentes en un solo sitio y los presenta de manera digerible. Aunque esta herramienta de gestión de información puede ser de ayuda en diversas áreas de una empresa, en esta ocasión nos centraremos en tres: marketing, ventas y servicio al cliente.
Marketing: te permite mapear los canales de información para generar y unificar los datos. Esto será de gran ayuda para conocer el perfil del cliente y sus insights más importantes.
Servicio al cliente: por medio de un tablero de control se pueden aplicar filtros para detectar situaciones como cambios, cancelaciones o reclamos, que pueden afectar la experiencia del cliente. Siendo este un aspecto clave para identificar cuáles son los problemas más recurrentes con relación a tus compradores actuales y potenciales.
En definitiva, un dashboard es una excelente solución a la analítica de datos, ya que te permitirá analizar de forma rápida y óptima la información más relevante de tu empresa. Será el aliado perfecto para que tu equipo y los procesos de trabajo sean más eficaces, reduciendo tiempos y costes.
Ventas: cuando se establecen los datos de los clientes por medio de machine learning se pueden realizar predicciones de ventas y establecer objetivos claros con relación al equipo comercial para obtener una mayor rentabilidad. A continuación te compartimos un ejemplo de cómo quedaría un tablero de control de este tipo:
En el cuadro anterior podemos observar los objetivos anuales por línea de negocio de una entidad financiera y cómo los resultados mensuales contribuyen a completar esta cuota. De esta manera puedes tener una panorama general del desempeño del departamento de ventas. Además, te permite determinar si es necesario continuar con la estrategia actual o debes hacer cambios para mejorar los resultados.
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